Was ist Database-Fundraising?
Database-Fundraising bezeichnet ein datenbankgestütztes Fundraising. Es bedeutet, dass personenbezogene Daten systematisch erhoben, verarbeitet und genutzt werden; insbesondere, dass sie analysiert werden, um aufgrund der Ergebnisse neue Aktionen zu entwickeln.

Als Kirchengemeinde verfügen Sie durch die kirchlichen Meldedaten über eine Vielzahl von Informationen, die für Ihr Fundraising wichtig sind. Sie kennen z. B. das Alter Ihrer Mitglieder und wissen, in welchen familiären Beziehungen sie leben. Auch über die Interessen der Kirchenmitglieder haben Sie Informationen. Sie kennen die Mitglieder des Kirchen- oder Posaunenchores und können davon ausgehen, dass diese Menschen ein besonderes Interesse an Kirchenmusik haben. Database-Fundraising hilft Ihnen, Menschen gemäß ihren Interessen und Wünschen gezielt anzusprechen, das Beziehungsmanagement zu systematisieren, Spendenaktionen auszuwerten und weitere Fundraising-Aktionen folgerichtig zu planen.

Warum brauchen Sie eine Fundraising-Software?
Alle Organisationen, die dauerhaften Fundraising-Erfolg anstreben, brauchen irgendwann eine Fundraising Software. Das gilt auch für Kirchengemeinden und kirchliche Einrichtungen. Ab einer gewissen Datenmenge können Sie nicht mehr alle Informationen auf Karteikarten sammeln oder in Excel-Listen verwalten: Wer wünscht für jede Spende eine Zuwendungsbestätigung und wer möchte lieber eine Sammelbestätigung zum Jahresbeginn? Wer interessiert sich besonders für Kirchenmusik und ist darum für solche Projekte besonders gut ansprechbar? Wer hat ausdrücklich erklärt, dass er nur einmal im Jahr einen Spendenbrief erhalten möchte? Eine gut gepflegte Datenbank ist das Gedächtnis ihrer Kirchengemeinde, das auch erhalten bleibt, wenn ein Personalwechsel stattgefunden hat.

Neben der Menge an Informationen, die eine Software speichern kann, sorgt sie für eine verlässliche und schnelle Bearbeitung der Spendenvorgänge. Spenden werden durch das automatische Einlesen von Bankdatenformaten zeitnah gebucht. Durch die Spendenbuchung wird der vorher hinterlegte Dankbrief gestartet und der Druck der Zuwendungsbestätigung ausgelöst, oder auf Termin gelegt für eine Sammelbestätigung. Der automatisierte Bereich der Spendenbuchungen spart Zeit und Geld. Der zeitnahe Dankbrief ist ein wichtiges Kriterium für die Spenderzufriedenheit, die Vertrauen schafft und zu einer langfristigen Spenderbeziehung führt.

Tagesaktuelle Buchungsberichte sorgen dafür, dass unmittelbar erkennbar ist, welche Spendenbeträge von welchem Absender eingegangen sind. So kann bei besonderen Spenden auch sofort und persönlich gedankt werden. Schließlich bringen Auswertungen und Analysen dem erfahrenen Fundraiser bzw. der erfahrenen Fundraiserin wichtige Erkenntnisse für die Konzeption der folgenden Aktionen. Analyse-Werkzeuge in der Software liefern z. B. den Return on Investment, zeigen also, ob Aufwand und Ertrag in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Es wird erkennbar, ob die richtige Zielgruppe angesprochen wurde oder welche Spenderkategorien sich in Ihrer Kirchengemeinde heraus kristallisieren. Sie können ablesen, wie hoch Ihre Durchschnittsspende ist und erfahren, wer Ihre besonders treuen oder besonders großzügigen Unterstützer sind. Mit Hilfe der Fundraising-Software können Sie jederzeit feststellen, in welchem Maße Sie Ihre definierten Fundraising-Ziele erreicht haben. Derartige Auswertung über mehrere Jahre, deren Ergebnisse in Ihre Fundraising-Strategie einfließen sollen, lassen sich nicht mehr über Excel-Listen abwickeln.

Kurz: Eine richtig angewendete Fundraising-Software spart Zeit und Geld, trägt zur Kostenminimierung und Gewinnoptimierung bei, dient der Spenderbindung und der Qualitätssicherung.

Was ist das Besondere am kirchlichen Database-Fundraising?
Kirchliches Database-Fundraising unterscheidet sich in mehreren Punkten von dem anderer Non-Profit-Organisationen. Die sehr umfangreichen Mitgliederdaten sind ein „Schatz“ für kirchliches Fundraising. Mit ihnen muss sehr sorgsam umgegangen werden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Fundraising-Software im kirchlichen Einsatz folgenden Besonderheiten Rechnung trägt:

  • Mitgliederdaten:
    Jede Kirchengemeinde verfügt über umfangreiche personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder. Diese Daten „gehören“ der Kirchengemeinde. In manchen Landeskirchen besteht auch eine Mitgliedschaft zur Landeskirche. Je nach Daten-Besitz obliegt allein der Kirchengemeinde (ggf. auch der Landeskirche) die Nutzung dieser Daten.
  • Kommunaler Datenabgleich:
    Kirchen erhalten regelmäßig einen Abgleich ihrer Mitgliederdaten von den Kommunen. Für die Fundraising-Software bedeutet das: Ein regelmäßiger Datenabgleich muss möglich sein, ohne dass dabei ältere Spenderdaten verloren gehen. Zugleich müssen Doppelstrukturen zugelassen werden. Eine von der Kirchengemeinde in der Software als „verstorben“ gekennzeichnete Person darf nicht beim kommunalen Datenabgleich positiv überschrieben werden, weil der Kommune die Sterbeurkunde noch nicht vorlag. Es ist fatal, wenn ein Verstorbener weiterhin Post von seiner Kirchengemeinde erhält.
  • Kirchlicher Datenschutz:
    Die Kirchen sind für den Schutz der in ihrer Obhut befindlichen Daten selbst verantwortlich. Dem wird durch das Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD) Rechnung getragen. Dieses Datenschutzgesetz regelt sowohl die Datenverarbeitung als auch Zugriffs- und Zutrittsrechte, die in der Software ihre Entsprechung finden müssen.
  • Fundraising mit Mitgliederdaten:
    Die personenbezogenen Daten von Kirchenmitgliedern dürfen zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben verwendet werden. Im Blick auf die elektronische Datenverarbeitung wurden von einer EKD-Arbeitsgruppe „Durchführungsbestimmungen zur Gewährleistung des Datenschutzes beim Fundraising“ entwickelt. Näheres finden Sie hier. Diesen Durchführungsbestimmungen oder der in Ihrer Landeskirche verabschiedeten Regelung – fragen Sie hierzu Ihren Ansprechpartner – muss die Fundraising-Software entsprechen.
  • Kirchliche Strukturen:
    Aufgrund der kirchlichen Strukturen (Landeskirche/Kirchenkreis/Kirchengemeinde) müssen die personenbezogenen Daten in Fundraising-Datenbanken sauber getrennt nach Mandanten (Datenbesitzer = in der Regel die Kirchengemeinde) verwaltet werden. Es muss vermieden werden, dass die Kirchengemeinde A die Mitgliederdaten der Kirchengemeinde B einsehen kann.
  • Fundraising und Seelsorge:
    Seelsorger dürfen in Wahrnehmung ihres Seelsorgeauftrages eigene Aufzeichnungen führen und verwenden. Diese Daten unterliegen dem Beicht- und Seelsorgegeheimnis und dürfen Dritten nicht zugänglich sein. In der Software dürfen solche Daten nur abgelegt werden, wenn die Möglichkeit zur individuellen Verschlüsselung besteht, d. h. Zugriff hat nur die Person, die sie angelegt hat und niemand anders.

Wie finden Sie das richtige Produkt?  
Die Anschaffung einer Fundraising-Software bedeutet immer eine Investition. Es ist eine Investition in die Zukunft, die Ihr Fundraising erfolgreicher machen wird. Dennoch will diese Investition gut überlegt sein. Wenn Sie eine Fundraising-Software anwenden wollen, wenden Sie sich zunächst an den Ansprechpartner für Fundraising in Ihrer Landeskirche. Vielleicht ist in Ihrer Landeskirche bereits ein System im Einsatz oder ein Produkt wird empfohlen. Unter Umständen unterstützt Ihre Landeskirche Sie bei der Anschaffung. Sie erfahren dort auch, ob für Ihren Einsatzbereich eine landeskirchliche Freigabe für Software erforderlich ist oder welche Vorschriften oder Vorgaben Sie unbedingt einhalten müssen. Auf jeden Fall ist es wichtig, dass Fundraising-Software, Ihr Meldewesen-Programm und die Finanzbuchhaltung kompatibel sind.

Schließlich ist es wichtig, auf welcher Strukturebene in Ihrer Landeskirche die Software eingesetzt wird. Läuft sie auf der mittleren Strukturebene (Kirchenkreis/Dekanat) und wird von einem ausgebildeten Fundraiser bzw. Fundraiserin bedient? Oder sind Sie als Kirchengemeinde selbst gefordert? Wichtig ist, dass die Fundraising-Software von der Person oder den Personen, die damit arbeiten werden, bedient werden kann. Eine Fundraising-Software ist ein ausgesprochen hilfreiches Werkzeug und so gut, wie der Handwerker, der es benutzt. Eine erfolgreiche Anwendung setzt Interesse, Einarbeitungszeit, ausreichende Schulung und eine gewisse Routine voraus. Es sei nicht verschwiegen, dass eine Fundraising-Software sehr komplex sein kann. Sich damit vertraut zu machen: das braucht Zeit. Von der ersten Sichtung infrage kommender Anbieter über die Tests und Schulungen bis zur Anwendung dauert es mindestens ein Jahr.

Welche Erfahrungen gibt es mit Fundraising-Software?
Über Software-Erfahrungen zu den vorgenannten kirchengemeindlichen Spezifika (Meldedatenimport und -abgleich, Mandantentrennung etc.) verfügen die nachfolgend aufgeführten Landeskirchen bzw. Kirchenkreise. Auskünfte erhalten Sie über Ihren Ansprechpartner für Fundraising:

Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers:
Context K (KIGST GmbH), KiD-Spende (Comramo IT Holding)
Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern:
KiD-Spende
Evangelische Landeskirche Baden:

Evangelische Kirche von Westfalen:
KirA (ECKD GmbH)
Evangelische Kirche von Kurhessen-Waldeck:
Erprobung von KirA
 

www.kigst.de
KIGST GmbH
Produkt: Context K
Fon : 0203/30198-220
Mail: context@kigst.de

KOLUMNE DES MONATS

Pastor Klaus Struve berichtet in dieser Kolumne über die Kunst des Fundraisings, Herz und Verstand zusammenzubringen.

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Literaturverzeichnis

 

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