Auch wenn wir oft klagen über die Flut von Spendenbriefen: Noch immer wird der größte Anteil des Spendenaufkommens in Deutschland über Spendenbriefe erzielt. Es zahlt sich aus, wenn Sie Zeit und Mühe in Ihre Spendenbriefe investieren.

Ob er nun Kirchgeldbrief heißt oder freiwilliger Kirchenbeitrag, der personalisierte Spendenbrief bietet gerade für Kirchengemeinden eine sehr gute Möglichkeit zur Spendengewinnung. Kirchengemeinden verfügen über einen wahren „Daten-Schatz“. Neben Namen, Adressen und Geburtsdaten ihrer Kirchenmitglieder sind aus den kirchlichen Meldedaten auch die Namen der Familienmitglieder bekannt. Die Kirchengemeinde weiß, wann Susanne Müller getauft und konfirmiert wurde, welche Geschwister sie hat, wann ihre Eltern geheiratet haben und vielleicht auch, wann ihre Großmutter in der örtlichen Kirche ihre goldene Konfirmation gefeiert hat.
Schließlich erfährt die Gemeinde auch, wenn ein Kirchenmitglied neu zugezogen oder weg gezogen ist.  Da Sie Ihre Mitglieder „kennen“, sollten Sie diese auch persönlich ansprechen und nicht einfach schreiben „liebe Kirchenmitglieder“. Dass Sie so nahe dran sind, an den Menschen und Ihre Arbeit vor Ort sichtbar und erlebbar ist, bietet große Chancen auf Unterstützung. Dazu kommt, dass Kirchenmitglieder sich in besonderer Weise für das Gemeinwohl engagieren.

Planung
Wann soll Ihr Brief die Empfänger erreichen? Planen Sie den Spendenbrief immer ausgehend vom gewünschten Zustellungsdatum. Zunächst gilt es, das Ziel festzulegen. Worum soll es gehen und wie hoch sind die Kosten für das Projekt? Fotos müssen besorgt, Überweisungsträger mit der neuen IBAN und einer Aktionsnummer bedruckt werden (wichtig für die Auswertung). Sie sollten sich etwa zwei bis drei Monate Zeit lassen. Falls noch ein Projektflyer zu entwickeln ist, brauchen Sie entsprechend mehr Zeit! Zu klären ist auch die Frage, wie der Brief die Empfänger erreicht. Wird er von Ehrenamtlichen ausgetragen oder per Post verschick? Bei persönlicher Zustellung sollten Sie versuchen, die Zustellung so zu koordinieren, dass die Briefe möglichst am selben Tag die Haushalte erreichen.

Ob Sie den Brief allein schreiben oder ein Team dafür verantwortlich ist: Lassen Sie sich Zeit! Überdenken Sie den Brief noch einmal, lesen Sie ihn nach zwei bis drei Tagen erneut und setzen Sie dabei die Brille der Empfänger auf. Ist Ihr Anliegen verständlich und einleuchtend? Sicher werden Sie an der einen oder anderen Stelle Änderungen vornehmen. Das eigene Anliegen ist Ihnen so selbstverständlich, dass es unter Umständen schwerfällt, es anderen gegenüber deutlich zu machen. Hilfreich ist daher ein Test im Bekannten- oder Freundeskreis. Zeigen Sie den Brief gerade solchen Menschen, denen Ihr Anliegen nicht gleichermaßen vertraut ist. Sie werden wichtige Hinweise bekommen!

Ganz wichtig ist, dass Sie vor Absendung des Briefes noch einmal den Adressbestand aus den kirchlichen Meldedaten sorgfältig mit dem aktuellen Mitgliederbestand vergleichen. Sie wissen, welche Beerdigungen in den letzten Wochen stattgefunden haben. Diese Daten sind oft in den Meldedaten noch nicht enthalten.

Der Brief
Es lohnt sich, wenn Sie bei der Gestaltung und beim Schreiben Ihres Spendenbriefes immer wieder durch die Spenderbrille schauen. Vor allem Menschen in der zweiten Lebenshälfte reagieren auf Spendenbriefe. Die Lesbarkeit des Briefes ist also ein wichtiges Erfolgskriterium. Wählen Sie die Schrift nicht zu klein und den Zeilenabstand nicht zu eng. Eine 12 Pkt-Schrift und möglichst eine mit Serifen (das sind die kleinen „Füßchen“ unten an den Buchstaben wie z.B. bei Times New Roman) lässt sich gut lesen. Sie sollten auch nicht im Blocksatz schreiben. Wenn jede Zeile gleich aussieht, verliert sich das Auge im Text. Mit langen Schachtelsätzen, Fremdwörtern oder Fachbegriffen sind viele Menschen überfordert. Schreiben Sie darum lieber kurze und aktive Sätze, nutzen Sie Verben, vermeiden Sie Fremdwörter und versuchen Sie - wenn sie denn erforderlich sind - Fachbegriffe zu erklären.

            Abb.: Beispiel Spendenbrief der Kreuzkirchengemeinde Fula

 

Der Spendenbrief ist ein Brief von Mensch zu Mensch. Darum ist eine Unterschrift ausreichend. Unterschreiben sollte die Person, die der Kirchengemeinde bekannt ist. Diese Identifikationsperson der Gemeinde ist meist der Pfarrer oder die Pfarrerin. Ihre Unterschrift steht für das beschriebene Projekt und zugleich wird das Vertrauen in die Person auf dieses Projekt übertragen. Wenn Pfarrer oder Pfarrerin unterschreiben, stehen Sie damit aber auch in der Pflicht als Ansprechpartner für Fragen oder auch Kritik.

Der Inhalt
Ein Spendenbrief sollte nicht länger sein als ein bis anderthalb Seiten. In einem kurzen Brief alles Wichtige zu sagen, ist nicht einfach. Da will jeder Satz und jedes Wort gut überlegt sein. Schon die Überschrift oder Titelzeile (im Geschäftsbrief  die Betreffzeile) soll die Aufmerksamkeit  des Lesers wecken. Am ehesten lassen sich Menschen von anderen Menschen überzeugen. Es ist darum hilfreich, mit einer kleinen „Geschichte“ (zwei Sätze) zu beginnen können – sofern sie zum Projekt passt. Geschichten zeigen anhand von Beispielen, wie Spenden helfen, wie die Spenden eingesetzt werden und was sie bewirken. Geschichten knüpfen emotional an die Empathie der Angesprochenen an.

Ihr Brief sollte möglichst positiv geschrieben sein. Natürlich müssen Sie den Bedarf und die Notwendigkeit Ihres Projektes deutlich machen. Aber beklagen Sie nicht das Problem sondern beschreiben Sie Lösungen und was die Spende bewirken wird. Die benötigte Gesamtsumme muss genannt werden. Das zeigt dem Leser und der Leserin, dass Unterstützung erforderlich ist. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie konkrete Angebote machen können (s. Spendenbrief der Kreuzkirchengemeinde Fulda). Die Erfahrung zeigt, dass solche Angebote von Spenderinnen und Spendern angenommen werden.

Machen Sie es den Lesern leicht, Ihnen zu helfen. Selbstverständlich ist ein Überweisungsträger mit eingedruckter IBAN (früher Konto-Nummer) beigefügt. Weisen Sie Spender daraufhin, dass Sie für jede Spende eine Zuwendungsbescheinigung ausstellen, auch wenn Sie das erst ab einer Spende von 200 Euro tun müssten. Bedenken Sie, dass Spender ansonsten zum Nachweis der Spende gegenüber dem Finanzamt die Abbuchung durch einen Kontoauszug nachweisen müssen. Das macht Mühe, die Sie Ihren Unterstützern ersparen können.

Bevor der Spendenbrief rausgeht, sollten Sie auch den Dankbrief verfassen, damit Ihre Spenderinnen und Spender schnell erfahren, dass die Spende angekommen ist und dass die Gemeinde sich darüber freut. Der Dankbrief ist mindestens so wichtig wie der Spendenbrief!


 

 

 

 

 

 

 

KOLUMNE DES MONATS

Pastor Klaus Struve berichtet in dieser Kolumne über die Kunst des Fundraisings, Herz und Verstand zusammenzubringen.

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Literaturverzeichnis

 

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